欢迎来到太原理工大学电气与动力工程学院!

当前位置: 网站首页 >> 学生工作 >> 学生制度 >> 正文

太原理工大学本科学生档案管理办法

日期:2020年03月26日 点击:[]  作者: 来源:

第一章 总则

第一条 为落实国家教育部《高等学校档案管理办法》,适应新形势下档案管理工作的需要,进一步提高档案的管理水平,更好地为学生服务,并使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化,充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《高等学校档案工作规范》等法律法规,结合我校实际情况,特制定本办法。

第二条 太原理工大学学生档案是指建校以来从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对本科学生有保存价值的历史记录,是大学生就业、升学、出国留学及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据,是跟随大学生一生的重要原始材料。

第三条 学生档案工作是学校的基础性工作之一,不可忽视的重要工作,学校应把档案工作纳入总体发展规划,保证对人员编制、档案用房、档案经费的落实,学生档案管理实行集中统一管理的原则。

第四条 学生档案工作在学校党政的领导下,学生处执行相关管理职能,本科生档案工作贯彻统一领导,分级管理,集中保管的原则,确保档案的完整、准确、系统与安全,便于开发利用。

第五条 学生处下设学生处档案室,是本科学生档案的管理机构。为加强管理,学校配备专职档案管理工作人员。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。工作人员要遵纪守法,爱岗敬业,具备档案业务知识和组织管理能力,具有开拓创新意识和精神。

第六条学校各有关部门、学院和学生个人要对学生档案工作高度重视,遵照本办法,并承担收集、整理、分类、归档和保护档案的义务。

第二章 机构设置与职责

第七条 学校各学院设立档案分室,管理本部门的本科生档案,业务上接受学生处档案室的指导、监督,并定期向学生处档案室移交档案。

第八条 学生处档案室的主要职责是:

1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,依法办事,按章行事,规范管理学生档案工作;

2.负责接收、鉴别、统计、分类、管理学生档案材料;

3.办理学生档案的查阅、借阅和转递,为社会用人单位服务;

4.登记学生学籍变动及在校奖惩情况;

5.做好学生档案的安全、保密、保护工作;

6.负责学生毕业后档案托管等事宜;

7.拟订我校学生档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

8.实现档案信息的电子和纸质同步管理;

9.出具相关证明;

10.办理其它有关档案事项。

第九条 学生档案工作人员要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、严格把关、保守秘密、认真负责的做好学生档案材料的收集归档转递等工作。学校应当按照有关规定采取有效的防护措施,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并按有关规定予以补助。

第三章 学生档案的收集、鉴别与归档

第十条 收集学生档案材料,充实学生档案内容,是学生档案工作的根本任务。

第十一条 学生档案材料的鉴别

1.学生档案材料的鉴别工作,是学生档案室对准备归档的材料进行审查,鉴别材料的真伪的过程;

2.鉴别归档材料,要按照具体的要求严格认真的进行。

第十二条 本科学生档案归档范围分为:

1.高中毕业生登记表等高中材料(自带或教务处)

2.普通高等学校招生报名登记表(自带或教务处)

3.普通高等学校招生政审表(自带或教务处)

4.普通高等学校招生体检表(自带或教务处)

5.普通高等学校招生考生志愿表(自带或教务处)

学生在大学期间各相关部门应不断充实以下档案内容:

6.太原理工大学学生入学登记表(学籍卡)(教务处)

7.太原理工大学学生年度鉴定表(学生处)

8.太原理工大学毕业生登记表(学生处)

9.太原理工大学学生中文成绩单及双学位成绩单(教务处)

10.太原理工大学在校期间形成的各类奖励和处分(学生处)

11.全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书(学生处)

12.其他有关规定要求的材料(高考电子材料,入伍材料等)

以上第1-5项的归档形式为自带或邮寄;第7、8、10、11项由学生处发表、盖章,各学院负责组织学生填写相关信息;第6、9项由教务处指导各学院收集相关资料;第12项高考电子材料由教务处负责移交学生处档案室。

第十三条 归档要求

1.各学院、部门应将本单位需要归档的材料按时、完整地送交学生处档案室;

2.归档的档案材料应格式一致、必须使用A4纸规格的办公用纸,书写工整、字迹图像清晰,符合有关规范和标准。禁用复写纸,禁用圆珠笔、铅笔、红色笔书写。归档的档案材料原则上要求必须是原件;

3.学生档案袋需使用学校统一印制的档案专用袋。所有归档材料应严格按照毕业生装档明细记录表的顺序整理,并在表中相应位置标注材料内容及份数等;

4.学生档案要按照保密制度的有关规定,要妥善保管,不得随意拆封、撤换和丢失。

第十四条 归档时间

1.各学院把学生年度鉴定表于12月中旬交回学生处档案室;

2.在每年11月上旬由教务处将新生入学登记表移交到学生处档案室归档;

3.《太原理工大学毕业生中文成绩单》《太原理工大学毕业生双学位成绩单》答辩完毕两个工作日内由教务处打印、盖章后,移交到各学院学工办;

4.毕业年级学生的《太原理工大学毕业生登记表》应在院学工办整理后,在学院和学生处审核盖章后,送到学院学工办;

5.学生在校期间所获得的各种奖励材料需学生处盖章后才具效力;

6.各学院整理档案时间每年毕业生离校前一周,在毕业生离校前准确无误密封整理好交由学生自带或通过EMS邮寄。

第四章 档案的查阅

第十五条 因考察任用学生干部、新生复查、学籍变动、组织发展、推荐就业需查阅档案,用人单位来校政审查阅学生档案,须持单位介绍信,并填写档案查阅登记表,方可调阅;凡借阅的档案要严格保管,遵守保密制度,档案归还时,档案工作人员要仔细查看是否有掉页、涂改等现象,核对无误后方可办理相关手续。

第五章 档案保管与转递

第十六条 每学期对档案留存材料进行检查、整理、核对,要做好科学分类,编号和排列。切实做好各项档案保护工作,及时消除各种安全隐患,确保档案资料安全。

第十七条 学生档案保管范围包括在校生、毕业生、休学、退学、开除学籍、死亡、出国学生档案等。

第十八条 建立符合国家标准的档案存放环境,逐步加强档案管理工作的硬件建设,对档案材料要专柜严格保管,对所存档案和资料的保管情况定期进行检查,严禁在库房吸烟,严禁存放易燃易爆物品,消除安全隐患,做好档案的防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等工作。

第十九条 档案室门窗要保持坚固安全,关闭上锁要及时。档案柜排列整齐,布局合理,档案排列科学规范,并编制档案存放示意图,便于查找。

第二十条 档案库房必须要安装防盗门,设专人负责库房管理,为确保安全,防止泄密,非档案人员不得入内。

第二十一条 各学院向学生处移交的学生档案需认真填写《档案发放情况记录表》,并由移交人签字确认。

第二十二条 转出毕业生档案时要再次审核,必须保证完整齐全,准确无误,不得扣留材料,严密包封。私自拆封、材料不全、有明显改动痕迹的档案不予接收和转递,并按照有关规定追究相关人员责任。对缺材料的、未毕业的移交学生处档案室,待符合规定方可转递档案。

第六章 监督管理

第二十三条 学生处档案室对各学院学生档案管理工作进行检查和监督,负责全校本科生档案管理人员的指导培训,指导各学院完成本科生新生档案的建档工作,指导各学院完成本科生档案材料的日常归档工作,完成各类档案材料与学院的交接工作,统一部署、指导各学院完成毕业生的档案的整理、登记、密封和转递等工作。协调处理档案管理中出现的各类问题。

第二十四条 各学院指定专门负责档案的档案管理人员,要求选派工作人员必须是中共党员,认真负责,原则性强的老师。

第二十五条 对保管期已满、已失去保存价值的档案,学生处档案室经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经批准和允许,任何人不得销毁任何学生档案。

第七章 考核、奖励与处罚

第二十六条 学校档案管理机构应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责。对表现突出的学院和相关管理人员以及管理成果给予表彰奖励。

第二十七条 学校对于利用学生档案营私舞弊的,应视情节轻重,予以严肃处理;对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,要依法处理。

第八章 附则

第二十八条 本办法由学生处负责解释。

第二十九条 本办法自公布之日起执行。

 

地址:山西省太原市迎泽西大街79号
邮编:030024 电话:0351-6010031
邮箱:tyut_dlxy@163.com