第一章 总则
第一条 为落实国家教育部《高等学校档案管理办法》，适应新形势下档案管理工作的需要，进一步提高档案的管理水平，更好地为学生服务，并使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》、《高等学校档案工作规范》等法律法规，结合我校实际情况，特制定本办法。
第二条 太原理工大学学生档案是指建校以来从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对本科学生有保存价值的历史记录，是大学生就业、升学、出国留学及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，是跟随大学生一生的重要原始材料。
第三条 学生档案工作是学校的基础性工作之一，不可忽视的重要工作，学校应把档案工作纳入总体发展规划，保证对人员编制、档案用房、档案经费的落实，学生档案管理实行集中统一管理的原则。
第四条 学生档案工作在学校党政的领导下，学生处执行相关管理职能，本科生档案工作贯彻统一领导，分级管理，集中保管的原则，确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用。
第五条 学生处下设学生处档案室，是本科学生档案的管理机构。为加强管理，学校配备专职档案管理工作人员。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，具备档案业务知识和组织管理能力，具有开拓创新意识和精神。
第六条学校各有关部门、学院和学生个人要对学生档案工作高度重视，遵照本办法，并承担收集、整理、分类、归档和保护档案的义务。
第二章 机构设置与职责
第七条 学校各学院设立档案分室，管理本部门的本科生档案，业务上接受学生处档案室的指导、监督，并定期向学生处档案室移交档案。
第八条 学生处档案室的主要职责是：
1．贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，依法办事，按章行事，规范管理学生档案工作；
2．负责接收、鉴别、统计、分类、管理学生档案材料；
3．办理学生档案的查阅、借阅和转递，为社会用人单位服务；
4．登记学生学籍变动及在校奖惩情况；
5．做好学生档案的安全、保密、保护工作；
6．负责学生毕业后档案托管等事宜；
7．拟订我校学生档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
8．实现档案信息的电子和纸质同步管理；
9．出具相关证明；
10．办理其它有关档案事项。
第九条 学生档案工作人员要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、严格把关、保守秘密、认真负责的做好学生档案材料的收集归档转递等工作。学校应当按照有关规定采取有效的防护措施，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按有关规定予以补助。
第三章 学生档案的收集、鉴别与归档
第十条 收集学生档案材料，充实学生档案内容，是学生档案工作的根本任务。
第十一条 学生档案材料的鉴别
1．学生档案材料的鉴别工作，是学生档案室对准备归档的材料进行审查，鉴别材料的真伪的过程；
2．鉴别归档材料，要按照具体的要求严格认真的进行。
第十二条 本科学生档案归档范围分为：
1．高中毕业生登记表等高中材料（自带或教务处）
2．普通高等学校招生报名登记表（自带或教务处）
3．普通高等学校招生政审表（自带或教务处）
4．普通高等学校招生体检表（自带或教务处）
5．普通高等学校招生考生志愿表（自带或教务处）
学生在大学期间各相关部门应不断充实以下档案内容：
6．太原理工大学学生入学登记表（学籍卡）（教务处）
7．太原理工大学学生年度鉴定表（学生处）
8．太原理工大学毕业生登记表（学生处）
9．太原理工大学学生中文成绩单及双学位成绩单（教务处）
10．太原理工大学在校期间形成的各类奖励和处分（学生处）
11．全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书（学生处）
12．其他有关规定要求的材料（高考电子材料，入伍材料等）
以上第1-5项的归档形式为自带或邮寄；第7、8、10、11项由学生处发表、盖章，各学院负责组织学生填写相关信息；第6、9项由教务处指导各学院收集相关资料；第12项高考电子材料由教务处负责移交学生处档案室。
第十三条 归档要求
1．各学院、部门应将本单位需要归档的材料按时、完整地送交学生处档案室；
2．归档的档案材料应格式一致、必须使用A4纸规格的办公用纸，书写工整、字迹图像清晰，符合有关规范和标准。禁用复写纸，禁用圆珠笔、铅笔、红色笔书写。归档的档案材料原则上要求必须是原件；
3．学生档案袋需使用学校统一印制的档案专用袋。所有归档材料应严格按照毕业生装档明细记录表的顺序整理，并在表中相应位置标注材料内容及份数等；
4．学生档案要按照保密制度的有关规定，要妥善保管，不得随意拆封、撤换和丢失。
第十四条 归档时间
1．各学院把学生年度鉴定表于12月中旬交回学生处档案室；
2．在每年11月上旬由教务处将新生入学登记表移交到学生处档案室归档；
3．《太原理工大学毕业生中文成绩单》《太原理工大学毕业生双学位成绩单》答辩完毕两个工作日内由教务处打印、盖章后，移交到各学院学工办；
4．毕业年级学生的《太原理工大学毕业生登记表》应在院学工办整理后，在学院和学生处审核盖章后，送到学院学工办；
5．学生在校期间所获得的各种奖励材料需学生处盖章后才具效力；
6．各学院整理档案时间每年毕业生离校前一周，在毕业生离校前准确无误密封整理好交由学生自带或通过EMS邮寄。
第四章 档案的查阅
第十五条 因考察任用学生干部、新生复查、学籍变动、组织发展、推荐就业需查阅档案，用人单位来校政审查阅学生档案，须持单位介绍信，并填写档案查阅登记表，方可调阅；凡借阅的档案要严格保管，遵守保密制度，档案归还时，档案工作人员要仔细查看是否有掉页、涂改等现象，核对无误后方可办理相关手续。
第五章 档案保管与转递
第十六条 每学期对档案留存材料进行检查、整理、核对，要做好科学分类，编号和排列。切实做好各项档案保护工作，及时消除各种安全隐患，确保档案资料安全。
第十七条 学生档案保管范围包括在校生、毕业生、休学、退学、开除学籍、死亡、出国学生档案等。
第十八条 建立符合国家标准的档案存放环境，逐步加强档案管理工作的硬件建设，对档案材料要专柜严格保管，对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，严禁在库房吸烟，严禁存放易燃易爆物品，消除安全隐患，做好档案的防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等工作。
第十九条 档案室门窗要保持坚固安全，关闭上锁要及时。档案柜排列整齐，布局合理，档案排列科学规范，并编制档案存放示意图，便于查找。
第二十条 档案库房必须要安装防盗门，设专人负责库房管理，为确保安全，防止泄密，非档案人员不得入内。
第二十一条 各学院向学生处移交的学生档案需认真填写《档案发放情况记录表》，并由移交人签字确认。
第二十二条 转出毕业生档案时要再次审核，必须保证完整齐全，准确无误，不得扣留材料，严密包封。私自拆封、材料不全、有明显改动痕迹的档案不予接收和转递，并按照有关规定追究相关人员责任。对缺材料的、未毕业的移交学生处档案室，待符合规定方可转递档案。
第六章 监督管理
第二十三条 学生处档案室对各学院学生档案管理工作进行检查和监督，负责全校本科生档案管理人员的指导培训，指导各学院完成本科生新生档案的建档工作，指导各学院完成本科生档案材料的日常归档工作，完成各类档案材料与学院的交接工作，统一部署、指导各学院完成毕业生的档案的整理、登记、密封和转递等工作。协调处理档案管理中出现的各类问题。
第二十四条 各学院指定专门负责档案的档案管理人员，要求选派工作人员必须是中共党员，认真负责，原则性强的老师。
第二十五条 对保管期已满、已失去保存价值的档案，学生处档案室经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经批准和允许，任何人不得销毁任何学生档案。
第七章 考核、奖励与处罚
第二十六条 学校档案管理机构应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对表现突出的学院和相关管理人员以及管理成果给予表彰奖励。
第二十七条 学校对于利用学生档案营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理；对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，要依法处理。
第八章 附则
第二十八条 本办法由学生处负责解释。
第二十九条 本办法自公布之日起执行。
